山东黄金高级技工学校合同管理办法

 

 

第一章  总   则

第一条  为规范和加强本单位合同管理工作，防范与控制合同签订、履行过程中的风险，维护本单位权益，根据《中华人民共和国民法典》等国家有关法律法规、《山东黄金集团有限公司合同管理制度》以及山东黄金集团有限公司（以下简称“集团公司”）、山东黄金矿业股份有限公司烟台矿业事业部（以下简称“事业部”）的相关规定，制定本办法。

第二条  本办法所称合同，是指在经营管理活动中，以本单位名义与自然人、法人、其他组织等平等民事主体之间依法签订的合同书、协议书及具有合同性质的意向书、备忘录、框架协议、保证函等对外签订的文件（劳动合同除外）。

第三条  合同签订时进行的资信调查、合同谈判以及合同审核、签署、担保、履行、变更、解除、争议解决等活动，均适用本办法。

第四条  合同的签订遵循平等、自愿、公平、诚信、守法的原则。

第五条  任何部门和个人未经本单位法定代表人授权，不得以本单位或部门名义对外签订合同，任何部门和人员不得已任何形式泄漏合同涉及的商业机密。

第二章  合同管理相关部门及职责

第六条 本单位的合同管理部门主要职责为：

1.负责合同的法律审查工作。

2.落实集团公司格式合同模板的使用。

3.负责合同履行情况的跟踪、监督。

4.负责合同的编号、登记、盖章、合同原件及相关资料的登记、保管与归档，并管理法人授权委托书。

5.负责合同法律纠纷的解决。

6.负责对的合同起草、修改、签订、履行、合同台账建立、合同档案管理进行指导、监督和检查。

7.与合同管理有关的其他相关工作。

第七条  合同经办部门的主要职责：

1.根据本单位法定代表人授权，负责组织项目的可行性论证，及项目所涉合同的谈判，按照规定报审报批。

2.负责合同对方当事人的资信调查。

3.负责合同的起草、修改、签订及审批手续的办理。

4.负责组织合同的履行，解决合同履行中出现的争议。

5.负责将合同履行中出现的重大争议、违约、变更、解除事项向领导报告并通知合同管理部门。

6.负责合同相关文件的归档。

7.协助合同管理部门处理合同纠纷。

第八条  合同经办人的主要职责：

1.负责起草合同，与对方当事人就合同内容与格式等进行沟通修改。

2.负责将合同报送本单位相关合同审查部门进行审核，并落实审查部门提出的修改意见。

3.负责合同签署前的审查核对。

4.负责合同履行过程中的跟踪、监督和反馈。

5.负责合同履行中相关文件的搜集和存档。

第九条  财务部门负责合同资金预算和合同资金条款的有效性审查，协助合同经办部门履行生效合同等工作。

第十条  合同管理部门也要参与对合同的动态监督，有关合同的订立、履行、变更、解除和终止等重要事宜由经办人和经办部门应及时向合同管理部门通报。

第三章  合同签订

第一节  资信调查

第十一条  合同签订前，合同经办部门应当对合同对方当事人进行必要的资信调查，调查内容包括：合同主体资格、资质、代理人的合法授权、履约能力、履约信用、重大经济纠纷或重大经济犯罪案件、保证情况、抵押情况等。

合同经办部门可要求其他部门从各自专业角度协助进行资信调查，接到协助通知的部门有协助办理的义务。

资信调查报告及调查过程中获取的下列资料，作为合同档案资料进行保管： 

1.对方当事人、保证人的有效证件的复印件，包括身份证或《营业执照》《事业单位法人证书》《社会团体法人登记证书》等。

2.对方当事人的涉及国家特许经营的许可证及相应资质证书的复印件。

3.对方当事人本人或者法定代表人出具的合同签订授权书。

4.经法定会计师事务所或者审计师事务所审计的对方当事人、保证人的验资报告、资金证明、资产负债表、损益表等资料。

5.对方当事人、保证人涉及重大经济纠纷或者重大经济犯罪案件的证明材料。

6.抵押物、质物的权属、价值、存放资料。

7.其他相关资料。

上述所列各种资料为复印件的，应当由对方当事人签字或加盖公章；无法或者不便核对原件的，应当予以说明。

第十二条  除标的额小于5万元的物资采购和按照惯例即时清结的项目，经分管领导审批后可不签订书面合同，其他合同一律采用书面形式。

第二节  合同文本

第十三条  取得合同文本起草权的，由合同经办部门负责准备合同草案。

第十四条  合同应适用集团公司制定的格式化合同文本，没有或者不宜采用格式化合同文本的，合同经办部门负责拟定合同草案，合同草案应当优先适用国家或者行业制定的合同示范文本，确保合同文本的有效性。

第十五条  合同应当包括以下条款内容：

1.合同当事人姓名或者名称。

2.合同标的。

3.数量和质量，包括验收标准和方式。

4.价款或者酬金，包括支付方式。

5.履行的地点、期限和方式。

6.违约责任。

7.争议解决方式。

8.合同变更或者解除。

9.根据法律或者合同性质必须具备的其他条款。

10.合同各方当事人共同认为必须明确的其他条款。

11.合同生效的条件和时间。

12.合同签章及签署时间。

第十六条   合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范。

第十七条  合同当事人的姓名或者名称应当使用法定称谓，不得使用绰号、笔名或者简称等非法定称谓。

自然人的法定姓名，是指其身份证、户口簿、军官证、士兵证等有效身份证件登记的姓名。

法人和其他组织的法定名称，是指其《营业执照》《事业单位法人证书》《社会团体法人登记证》等有效证书登记的名称。

第十八条  合同标的的描述应当清楚、准确，并应当能够唯一理解和明确确定。

第十九条  合同价款或者酬金金额，应当使用中文大写，并应当标明货币币种。

第二十条  合同中涉及的时间，应当使用年月日形式，其中年份不得缩写，也不得省略。

第二十一条  格式化合同中未选择的项目或者未约定的空白栏，应当填写“无”字样。

第二十二条  合同争议应当优先选择本单位所在地的纠纷解决机构。

第三节  合同审核

第二十三条  合同审核实行会审，合同经办人通过集团COP办公平台合同管理系统进行报送。审核环节应包含经办部门、财务部门、合同管理部门、分管领导、校长。

第二十四条  合同审查范围：

1.合同总价款在50万元以下的本单位内部自行审批。

2.合同总价款50万元以上（含50万元）及暂无合同金额但预计合同总价款50万元以上（含50万元）的，报事业部进行审批。

3.合同总价款100万元以上（包括100万元）及暂无合同金额但预计合同总价款100万元以上的，报事业部审核通过后报集团进行审批。

第二十五条  合同管理部门审核内容主要包括：

1.合同主体、内容、形式、签订程序的合法性。

2.合同条款内容的齐备性和完整性。

3.合同用语的准确性和严密性。

4.法律风险防范措施的可行性。

5.合同管理部门认为应当审查的其他内容。

第二十六条  财务部门审核内容主要包括：

1.合同所列项目是否列入预算，是否符合本单位制定的投资计划。

2.合同条款是否符合财务制度。

3.资金收付条款是否合理、可行。

4.财务部门门认为应当审查的其他内容。

第二十七条  合同审查部门应及时审查合同。

第二十八条  合同经办人根据各审查部门提出的意见修改合同草案。与对方当事人沟通后仍存在异议的，须与相关审查部门及时反馈沟通。

第四节  合同签署

第二十九条  合同经办部门负责定稿合同的核对，核对无误、附件齐全后，由法定代表人或其他授权人签字并加盖本单位印章。

第三十条  合同管理部门负责办理授权委托书，授权委托书必须明确委托范围、权限和期限。

第三十一条  合同签署后，由合同经办部门报送印章管理人员加盖本单位印章，盖章时对整份合同加盖骑缝章。印章管理人员做好合同签订登记。

第三十二条  合同经办部门负责要求对方当事人按如下规定签署合同：

1.对方当事人的合同签署人具有签署合同的合法权利或者有效授权。

2.对方当事人的合同签署人的签名真实。

3.对方当事人为法人或者其他组织的，必须在合同上加盖其合同专用章或者单位印章。

4.合同文本中的修改、删除之处，必须由对方当事人的合同签署人签名并盖章确认。

第三十三条  对外订立的合同，应当先由对方当事人签字盖章，严禁我方签字盖章后以传真、信函的形式交对方签字盖章；如有例外需要，经办人应取得本单位领导的书面批准。

第三十四条  经办人应保证合同所有的份数均为同一文本。

第四章  合同履行、变更和解除

第三十五条  合同的履行由合同经办部门负责，包括负责组织我方相关部门或人员对合同履行相关事宜进行推进及确认，同时监督对方当事人的履行。

第三十六条  在合同履行过程中，合同经办人负责随时跟踪调查对方当事人的履行情况及履约能力。发现问题及时妥善处理，并按程序上报。

第三十七条  合同经办人负责收集合同履行过程中的全部文件、资料并妥善保管。合同履行过程中的通知、交付、接收、验收、提出异议等行为均应采取书面形式。

第三十八条  对方当事人不按照合同约定履行时，合同经办部门应当在法定或者合同约定期限内向对方当事人书面催促履行或者提出索赔。

前款所称不按照合同约定履行，包括不能履行，不全面、不适当履行，以及不履行合同。

第三十九条  催促履行合同和索赔函件送交对方当事人之前，经办人应当送交本单位合同管理部门进行法律审核。

第四十条  催促履行合同和索赔函件直接送达对方当事人的，应当由对方当事人签收，签名并注明签收时间；对方当事人为单位的，尽可能要求对方当事人加盖其单位印章或者接收部门印章。

对方当事人拒绝签收的，合同经办人应办理邮寄送达，并在特快专递详情单上注明函件内容，保留签收回执。

第四十一条  催促履行合同和索赔函件备份、对方当事人的签收单、特快专递详情单和查询回单或签收回执应当作为合同档案资料予以保存。

第四十二条  本单位任何部门或者人员发现对方当事人不按照合同约定履行的，应当立即通知合同经办部门和合同管理部门。

第四十三条  本单位任何部门或者人员收到对方当事人提出的催促履行合同和索赔函件的，应当立即送交合同经办部门，由合同经办部门、合同管理部门、法律事务人员共同处理。

第四十四条  合同经办部门应当及时将合同的履行情况向合同管理部门反馈，合同管理部门建立本单位合同总台账，对合同履行情况进行监督。

第四十五条  合同变更或者解除的程序与合同签订程序相同。

第五章  合同争议处理

第四十六条  合同发生争议时，应当首先采用协商方式解决，不愿协商或者协商不成的，可以依照合同约定提起仲裁或者诉讼。

第四十七条  合同履行过程中发生的争议，由合同经办部门负责处理，必要时由合同管理部门协助。

第四十八条  合同争议无法协商解决，需要采取仲裁或诉讼途径的，由合同经办部门移交合同管理部门处理。

第六章  合同档案管理

第四十九条  合同经办部门应当将合同及所含附件形成电子文件交合同管理部门备案。

第五十条 合同履行过程中的资料、文件由合同经办部门

保管。

第五十一条  合同档案包括合同谈判、签订、变更、履行和争议处理过程中形成的各种书面、电子资料，具体内容包括：

1.合同原件及合同审批单。

2.资信调查材料。

3.招投标文件、中标通知书、询价谈判备忘录等。

4.关于合同所涉项目立项的本单位文件、决议、专家论证意见。

5.合同谈判、签订、变更和履行过程中的往来函件，包括信函（含信封）、电报、传真、电子邮件等。

6.合同谈判、变更和履行过程中签订的意向协议、补充协议、备忘录、会议纪要等。

7.授权委托书。

8.争议处理过程中形成的和解协议书、仲裁调解书、仲裁裁决书、决定书、民事裁定书、民事判决书等。

9.其他需要归档的资料。

第五十二条  合同履行完毕或者因其他原因终止并清算完毕后，应当及时整理合同档案送交本单位档案管理部门管理。 

第七章  监督与奖惩

第五十三条  合同管理部门监督合同签订前的审批流程及相关部门意见的修改情况，对在合同签订过程中发现的违反本办法的行为有权提出整改意见。

第五十四条  对在合同管理工作中做出成绩，为本单位避免或者挽回经济损失的部门和人员，经本单位研究后给予表彰和奖励。

第五十五条  各部门及员工在合同管理工作中违反本办法规定或者做出损害事业部利益的行为而给事业部造成经济损失的，对相关责任人追究其相应的经济责任或行政处分，情节严重的追究其相应法律责任。

第八章  附   则

第五十六条  集团公司和事业部对于合同管理另有规定的，按照集团公司和事业部的规定执行。

第五十七条  本办法由本单位合同管理部门负责解释。

第五十八条  本办法自颁发之日起执行，原《合同管理办法》同时废止。

 

附件：合同审查流程图

 

 

                                

 

附件                合同审查流程图